ทุกวันนี้หลายองค์กรมีทั้งคนทำงานในออฟฟิศและจากที่บ้านพร้อมกัน การประชุมจึงไม่ได้เกิดขึ้นแค่ในห้องประชุมแบบเดิมอีกต่อไป แต่ต้องมีระบบที่ช่วยให้ทุกคนสามารถสื่อสารกันได้ชัดเจน ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
นั่นคือเหตุผลที่หลายบริษัทเริ่มหันมาใช้ Smart Meeting Room หรือห้องประชุมอัจฉริยะที่ผสานเทคโนโลยีเข้ากับการออกแบบให้เหมาะกับการทำงานยุคใหม่ โดยเฉพาะในรูปแบบ Hybrid ที่มีทั้งคนในห้องและออนไลน์เข้าร่วมไปพร้อมกัน
การจัดห้องประชุม Smart Meeting Room คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ
Smart Meeting Room คือห้องประชุมที่ผสานเทคโนโลยีดิจิทัลและการออกแบบเพื่อรองรับทั้งการประชุมแบบ Onsite และ Online อย่างมีประสิทธิภาพ จุดเด่นอยู่ที่ความสามารถในการเชื่อมต่ออัตโนมัติ ใช้งานง่าย และสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
1. เชื่อมต่อทุกคนอย่างเท่าเทียม
ห้องประชุมที่ออกแบบมาไม่ดี อาจทำให้คนที่เข้าร่วมประชุมทางไกลรู้สึกโดดเดี่ยว หรือไม่ได้รับข้อมูลครบถ้วน เพราะเห็นภาพไม่ชัด หรือเสียงไม่ชัดเจน การจัดห้องประชุมให้รองรับ Hybrid Work อย่างเหมาะสมจึงช่วยให้ทุกคนได้รับประสบการณ์เท่ากัน ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
2. เพิ่มประสิทธิภาพการประชุมและตัดสินใจ
เมื่อทุกคนสามารถสื่อสารและเห็นข้อมูลพร้อมกันได้อย่างราบรื่น การประชุมจึงมีประสิทธิภาพ ลดเวลาที่ต้องมาแก้ไขปัญหาหรือสื่อสารซ้ำซ้อน ช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้รวดเร็วและมั่นใจมากขึ้น
3. รองรับเทคโนโลยีใหม่และแนวโน้มอนาคต
การออกแบบห้องประชุมให้รองรับ Hybrid Work คือการเตรียมความพร้อมสำหรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น ระบบวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ที่ล้ำสมัย หรือระบบควบคุมอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้ห้องประชุมใช้งานได้หลากหลายและยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคต
4. สร้างภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัยและพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง
การจัดห้องประชุมที่ออกแบบอย่างมืออาชีพแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจในการทำงานร่วมกันและการสนับสนุนพนักงาน ทำให้องค์กรดูน่าเชื่อถือและดึงดูดพนักงานเก่ง ๆ ที่ชอบสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี
องค์ประกอบของห้องประชุมที่ดีเวอร์ชัน Smart & Hybrid
องค์ประกอบสำคัญที่ทุก Smart Meeting Room ควรมีแบ่งออกได้เป็น 3 มิติ ดังนี้
1. พื้นที่และการออกแบบ (Physical Design)
ลักษณะการจัดห้องประชุมควรมีขนาดเหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมและจัดวางเฟอร์นิเจอร์ให้ยืดหยุ่นตามรูปแบบการประชุม แสงสว่างและเสียงต้องควบคุมได้ดีเพื่อสร้างบรรยากาศที่ช่วยให้สมาธิในการประชุมสูงขึ้น รวมถึงระบบระบายอากาศต้องดีเพื่อความสบายของผู้ใช้งาน
2. เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงานแบบ Hybrid (Smart Technology)
ควรติดตั้งระบบวิดีโอคอนเฟอเรนซ์คุณภาพสูงที่รองรับการประชุมแบบ Hybrid ระบบแชร์หน้าจอไร้สาย และระบบจองห้องที่เชื่อมกับปฏิทินองค์กร รวมถึงระบบควบคุมไฟและอุณหภูมิที่สามารถตั้งค่าและใช้งานง่าย เพื่อช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น
3. ประสบการณ์ของผู้ใช้งาน (User Experience)
เทคโนโลยีทั้งหมดควรใช้งานง่ายโดยไม่ต้องพึ่งพาทีมไอที มีอินเทอร์เฟซชัดเจน รองรับผู้เข้าร่วมทั้งในห้องและออนไลน์ได้อย่างเท่าเทียมกัน รวมถึงต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวและความลับของการประชุม
แนวทางการจัดห้องประชุมให้เป็น Smart Meeting Room
การจัดห้องประชุมให้เป็น Smart Meeting Room ไม่จำเป็นต้องใช้งบมหาศาลตั้งแต่เริ่มต้น แต่ต้องมีการวางแผนอย่างรอบด้าน ดังนี้
1. วิเคราะห์รูปแบบการประชุมขององค์กร
ก่อนเลือกอุปกรณ์หรือออกแบบพื้นที่ ควรเริ่มจากการดูว่าองค์กรมีลักษณะการประชุมแบบใดบ่อยที่สุด เช่น ประชุมทีมเล็ก ประชุมออนไลน์ อบรม หรือเวิร์กช็อป จากนั้นจึงกำหนดขนาดห้อง จำนวนที่นั่ง และประเภทของเทคโนโลยีที่จำเป็นต้องใช้
2. เลือกเทคโนโลยีที่จำเป็นตามงบประมาณ
เริ่มต้นจากสิ่งที่ใช้งานจริงในชีวิตประจำวัน เช่น จอแสดงผลขนาดพอเหมาะ กล้องที่มีระบบ Auto-Framing ไมโครโฟนคุณภาพดี และระบบแชร์หน้าจอไร้สาย หากมีงบมากขึ้นสามารถอัปเกรดเป็นระบบควบคุมไฟฟ้าอัตโนมัติ หรือระบบจองห้องประชุมแบบ Real-time
3. จัดสรรระบบอินเทอร์เน็ตและความปลอดภัย
การออกแบบห้องประชุมควรมี Wi-Fi หรือ LAN แยกจากระบบทั่วไปของสำนักงาน (Guest Network) เพื่อรองรับการประชุมออนไลน์โดยไม่สะดุด พร้อมระบบรักษาความปลอดภัย เช่น การยืนยันตัวตนก่อนเข้าร่วม หรือการจำกัดสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร
4. ทดลองใช้งานจริงและปรับตามฟีดแบ็ก
หลังจัดห้องเสร็จควรมีการทดสอบใช้งานกับพนักงานกลุ่มเล็กก่อน พร้อมเก็บความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ เช่น คุณภาพเสียง ความชัดเจนของภาพ ความง่ายในการเริ่มประชุม แล้วจึงปรับปรุงให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างลักษณะการจัดห้องประชุมที่ดีสำหรับการทำงานยุคใหม่
1. Google Thailand (สำนักงานในกรุงเทพฯ)
Google ผสานแนวคิด Hybrid Work เข้ากับพื้นที่สำนักงานอย่างชัดเจน ห้องประชุมแต่ละห้องติดตั้งระบบกล้องอัจฉริยะที่สามารถติดตามเสียงและภาพผู้พูดโดยอัตโนมัติ พร้อมไมโครโฟนแบบ Beamforming ที่เก็บเสียงรอบห้องได้ชัดเจน พื้นที่ถูกออกแบบให้มีแสงธรรมชาติควบคู่กับแสงไฟ LED เพื่อไม่ให้เกิดเงาหรือแสงย้อนเวลาวิดีโอคอล
2. SCB TechX (สำนักงานใหญ่ที่ Cyber World Tower)
ออฟฟิศแห่งนี้ออกแบบให้ห้องประชุมสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามขนาดของทีม โดยใช้ผนังพับเก็บได้ และระบบ AV แบบไร้สายที่เชื่อมต่อกับ Microsoft Teams ได้ทันที ห้องประชุมทุกห้องมีเซนเซอร์ตรวจจับความเคลื่อนไหวเพื่อควบคุมแสงและพลังงานอัตโนมัติ
3. LINE ประเทศไทย
ที่อาคาร Gaysorn Tower ห้องประชุมของ LINE ออกแบบโดยเน้นความคล่องตัวและใช้งานร่วมกับทีมต่างประเทศเป็นประจำ ใช้กล้อง 360 องศาพร้อมระบบจับภาพผู้พูดแบบ AI และมี Acoustic Panel บนผนังและเพดานเพื่อลดเสียงก้อง ระบบการจองห้องประชุมผสานกับ Google Workspace ทำให้วางแผนการใช้ห้องได้แบบเรียลไทม์
สรุป
การออกแบบห้องประชุมในปัจจุบัน จำเป็นต้องคำนึงถึงองค์ประกอบครบทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างพื้นฐาน ไปจนถึงประสบการณ์ของผู้ใช้งาน เพื่อให้การประชุมราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แม้ผู้เข้าร่วมจะอยู่ต่างสถานที่ก็ยังสามารถสื่อสารได้อย่างไร้รอยต่อ
Q-CHANG for Business พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์สำหรับองค์กรที่ต้องการรีโนเวทห้องประชุมให้เป็น Smart Meeting Room โดยมี Project Owner คอยควบคุมและประสานงานระหว่างผู้ว่าจ้างกับทีมช่างอย่างใกล้ชิด เพื่อให้งานเป็นไปตามแผน ส่งมอบตรงเวลา พร้อมรับประกันงานทุกโครงการนาน 1 ปี
Contact
LINE OA : @qchangforbusiness หรือคลิก https://lin.ee/RZPKb1u
Website : https://biz.q-chang.com
Tel : 02-821-6545
